Quando um banco traz um novo cliente, o processo ainda é uma experiência prática, que envolve normalmente o preenchimento, o processamento e o armazenamento de muitos documentos. O processo é ainda mais demorado quando a situação do cliente envolve a necessidade de conformidade e retenção de documentos. E esses procedimentos demorados não são apenas um desafio para o banco. Eles também resultam em inconveniência para o cliente que está ávido por abrir e usar sua conta.
Mas há uma solução melhor, mais rápida e mais desenvolvida. Um software sofisticado de captura de documentos pode acelerar o processo no local e eliminar a necessidade de enviar documentos a um local central de digitalização e armazenamento. Infelizmente, de acordo com a Kollabria Research, enquanto 87% dos aplicativos de negócios são baseados na web, apenas 2% das empresas estão usando tecnologia baseada na web para captura de documentos.
Adrian Francoz, fundador e CEO da Zeta Sky, uma provedora de serviços de TI especializada em soluções de nuvem, não se surpreende com esses números. Ele diz que 87% provavelmente incluem aplicativos como e-mails hospedados e backups externos, que são as primeiras medidas mais fáceis de serem adotadas pelas empresas.
“Para a gestão de documentos e até mesmo o armazenamento preciso de arquivos, as empresas estão definitivamente defasadas”, diz Francoz. Em associação aos sistemas legados, o custo adicional de migrar para uma nova solução de armazenamento de documentos e as preocupações com a segurança são os principais obstáculos para a adoção de novas tecnologias, ele acrescenta. No entanto, Francoz acredita que a adoção da captura de documentos baseada na web entre as empresas esteja aumentando. “Em 5 a 10 anos, será exatamente o oposto.” Allen Falcon, CEO da Cumulus Global, uma provedora de soluções em nuvem, vê o mesmo ímpeto.
“A maior tendência que vemos – especialmente em situações como a integração de clientes, nas quais os tipos ou conjuntos de documentos gerenciados são conhecidos – é a de colocar as informações em formato eletrônico o mais rápido possível”, diz Falcon. “Ao integrar clientes, você poderá preencher formulários de papel que exijam assinaturas físicas, talvez para requisitos regulamentares. Você quer ter esses documentos em formato eletrônico, onde podem ser categorizados e pesquisáveis.”
A solução ideal para a eficiência otimizada consiste em dar autonomia às linhas de frente, isto é, permitir que os funcionários que processam os documentos de um cliente façam operações de digitalização usando os aplicativos empresariais com os quais estão acostumados. A chave é eliminar o uso de um aplicativo totalmente diferente e anexar automaticamente identificadores de rastreamento aos documentos para facilitar a obtenção posterior.
A maior tendência que vemos – especialmente em situações como a integração de clientes, nas quais os tipos ou conjuntos de documentos gerenciados são conhecidos – é a de colocar as informações em formato eletrônico o mais rápido possível. -Allen Falcon, CEO da Cumulus Global
Esses são os tipos de benefícios fornecidos pela KODAK Info Input Solution. O Info Input é um aplicativo seguro, baseado em Java e orientado por navegador que permite aos funcionários capturar documentos em quase qualquer sistema. Ele armazena documentos digitalizados em um eixo seguro e centralizado, que permite aos profissionais categorizar e obter as informações com rapidez e facilidade. O Info Input integra-se aos aplicativos de gerenciamento de conteúdo corporativo e da linha de negócios. Dessa forma, suas funções de digitalização e gestão de documentos podem ser facilmente incorporadas aos fluxos de trabalho e às estruturas de dados existentes.
Unificar desse modo a digitalização e o gerenciamento de dados tem o benefício adicional de fragmentar os silos de informações. A maioria dos bancos organiza seus processos empresariais, como gestão de documentos e integração de clientes, de acordo com o produto oferecido. Em outras palavras, as pessoas encarregadas de novas contas lidam com a gestão de documentos de seus produtos, as encarregadas de financiamentos lidam com esses documentos e assim por diante. Porém, atender com sucesso um cliente que interage com mais de um grupo de produtos exige uma visão entre produtos.
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A Kodak Alaris é fornecedora líder de soluções de captura de informações e processamento inteligente de documentos que simplificam os processos de negócios. Existimos para ajudar o mundo a dar sentido às informações com soluções inteligentes e conectadas, alimentadas por décadas de inovação na ciência da imagem. Nosso premiado software, scanners e serviços profissionais estão disponíveis em todo o mundo e através de nossa rede de parceiros de canal.
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